Wenn Sie Unterstützung in der Datendigitalisierung benötigen, sind wir insbesondere für die manuelle Digitalisierung von Fragebögen der richtige Partner für Ihr Unternehmen!
Die automatisierte oder manuelle Datenerfassung physisch vorliegender Informationen in digitale Formate, ist kein exklusives Fachgebiet der Marktforschung, dennoch haben wir als Unternehmen dieser Branche jahrelange Erfahrung in der Dateneingabe mit Excel oder der Datenerfassung mit SPSS. Insbesondere für das Erfassen und Archivieren digitaler Informationen aus Fragebögen haben wir vielfach erprobte Systeme zur Effizienz- und Qualitätssicherung etabliert.
Wörtliche Aufnahme von Freitextantworten inkl. KI-gestützter Clusterung
Bereinigung und Validierung von Informationen
Vollständige Dokumentation und lückenlose Archivierung in allen gängigen Formaten
Fach- und datenschutzgerechte Vernichtung der physischen Datenquellen
Bereitstellung der digitalisierten Daten in gewünschten Formaten wie Excel oder SPSS
Ihre Vorteile
Vorteile der Digitalisierung
Einsparung von Kosten durch die Entlastung interner Kapazitäten
Professionelles Qualitätsmanagement bei der Digitalisierung von Feedbackbögen, dem Scannen und Auslesen von Fragebögen und der Datenerfassung aus Formularen
Steigerung der Qualität der Datendigitalisierung durch Bereinigung fehlerhafter Datensätze sowie das Prüfen auf Vollständigkeit und Plausibilität
Bereitstellen von qualitativ hochwertigen Ergebnissen der Datenerfassung, für ein effizientes Weiterverarbeiten und Verwenden für interne und externe Zwecke
Individuelle Digitalisierung zu einem hervorragendem Preis-Leistungs-Verhältnis
Sie möchten Fragebögen, Formulare, Gewinnspielkarten oder andere Daten digitalisieren lassen? Datenerfassung und die anschließende Digitalisierung können sowohl auf mittels manueller als auch der automatisierter Methoden durchgeführt werden.
Das manuelle Erfassen ist dabei trotz immer besser werdender Technologien ein sehr wichtiger Bestandteil. Gerade bei handschriftlich ausgefüllten Formularen und Fragebögen ist diese Art der Erfassung unverzichtbar und verursacht insbesondere bei der Qualitätssicherung weniger Kosten. Deswegen haben wir uns neben der automatischen Digitalisierung vor allem auch auf das manuelle Dateneingabe spezialisiert.
Wir unterziehen Ihre digitalen Daten einer mehrstufigen Qualitätskontrolle, die einwandfreie Ergebnisse für Ihr Unternehmen hervorbringt. Unsere Digitalisierungen sind durch die detaillierte Schulung unserer Mitarbeiter und die umfangreiche Prüfung der manuellen Datenerfassung von höchster Qualität.
Auch heutzutage, in Zeiten fortschrittlicher Technologien, bleibt der Aspekt der manuellen Digitalisierung ein notwendiger und unverzichtbarer Punkt bei handschriftlich ausgefüllten Fragebögen, Formularen und Gewinnspielkarten. Genau deswegen haben wir uns auf die manuelle Erfassung verschiedenster Datenquellen spezialisiert und kombinieren diese mit modernster und professionellen OCR-Lösungen.
Das scannen und erfassen Ihrer Daten erfolgt in gängigen Dokumentationsprogrammen, z.B. durch die Datenrefassung in Excel odre SPSS. Hier greifen wir auf unser erfahrenes und geschultes Team von Mitarbeitern zurück. Dank unserer flexiblen Kapazitäten kann das zeitaufwendige Digitalisieren von Fragebögen in kürzester Zeit mit qualitativ hochwertigen Ergebnissen umgesetzt werden. Auch die Eingabe weiterer Datenformate, wie die manuelle Datenerfassung der Informationen von Gewinnspielkarten, ist durch unser Team problemlos möglich.
Nach der Übertragung Ihrer analogen Daten in ein digitales Format werden Ihre digitalen Rohdaten, wie etwa umfangreiche Fragebögen, zusätzlich zum Zweck der Archivierung im statistisch verwertbarem Format eingescannt.
Im letzten Schritt führen wir eine mehrstufige Qualitätskontrolle durch, um die Integrität der aufgenommenen Informationen zu gewährleisten und ein kontinuierlich hohes Qualitätsniveau zu gewährleisten.
Automatische Digitalisierung
Fragebögen, die bspw. geschlossene Fragen enthalten oder in Blockschrift beschrieben wurden, lassen sich über unseren Scanservice automatisch Digitalisierung.
Wir scannen Ihre Dokumente etc. mittels einer Software (OCR - Optische Zeichenerkennung) und transformieren diese Daten in digitale Textdateien. Je nach Struktur, Aufbau und Art des Fragebogens wenden wir hier eine Software im Bereich der ICR (Intelligente Zeichensetzung) oder OCR an.
Die automatische Digitalisierung wird im Nachhinein durch eine manuelle Qualitätskontrolle überprüft, da trotz einer ICR-, OCR- und OMR-Technologie (Optische Markierungserkennung) nicht immer alle Zeichenfolgen richtig oder vollständig erkannt werden können.
Referenzen
„Mit einer schnellen Umsetzung und einem sehr guten Verständnis für unsere qualitätsbezogenen Anforderungen, erwies sich die Consulimus AG als idealer Partner für unser Digitalisierungsprojekt.“
Dr. A. Rainer Jordan
Wissenschaftlicher Leiter
Institut der Deutschen Zahnärzte
„Klinische Forschung ist für mich und unser Haus sehr wichtig. Das medizinische Personal sollte sich jedoch auf die Versorgung unserer Patienten konzentrieren können. Dank der Unterstützung der Consulimus AG haben wir ein gutes Instrument, um diesen Spagat zu meistern.“
Dr. med. Jochen Müller-Stromberg
Chefarzt Allgemeine Orthopädie, Unfallchirurgie und Sportmedizin
Gemeinschaftskrankenhaus St. Elisabeth/St. Petrus/St. Johannes gGmbh
„Die Consulimus AG liefert kontinuierlich qualitativ hochwertige und schnell umgesetzte Digitalisierungsergebnisse und erweist sich hierdurch als perfekter Partner für unsere Ansprüche.“
Iris Kraiser
Seminarmanagerin
GEHE AKADEMIE & Customer Relations
„Sensible Daten vertraut man nicht einfach jedermann an. Die Consulimus AG hat uns von Anfang an das Gefühl gegeben, dass die Daten hier in professionellen und vertrauensvollen Händen liegen. So konnten wir uns mit einem guten Gefühl auf unser Tagesgeschäft und die Weiterbehandlung der hervorragend aufbereiteten Ergebnisse konzentrieren.“
Axel Steigleder
Sicherheitsingenieur Leitung Environment, Health and Safety
Pepperl+Fuchs GmbH
„Wir waren absolut zufrieden mit der Digitalisierung sowie der Auswertung und Aufbereitung unserer Befragung. Sollten wir eine ähnliche Befragung in Zukunft wieder durchführen, wenden wir uns sicherlich an die Consulimus AG.“
Maren Hofmann
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Schauwerk Sindelfingen
„Trotz des großen Umfangs an Fragebögen und des kurzen Vorbereitungszeitraums konnte die Consulimus AG uns einwandfreie Ergebnisse in der vorgegebenen Zeit liefern. Wir können die Consulimus AG für die Durchführung von Digitalisierungsarbeiten jederzeit wärmstens weiterempfehlen.“
Prof. Dr. Susan Müller
Assistenzprofessorin für Entrepreneurship
Universität St. Gallen
„Trotz des Zeitdrucks und der unerwartet hohen Anzahl an Fragebogenrückläufern konnte uns die Consulimus AG hervorragend unterstützen und die Daten zu der vorgegebenen Deadline und in gewünschter Qualität bereitstellen.“
Manuelle Datenerfassung beschreibt die computergestützte Eingabe von physisch vorliegenden Informationen in digitale Datenverarbeitungsprogramme – Meist Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel oder direkt in komplexere Auswertungstools wie z.B. SPSS. Man spricht deshalb auch von manueller Dateneingabe.
Definition automatisierte Datenerfassung
Automatisierte Datenerfassung beschreibt einen zweistufigen Prozess der Datendigitalisierung. In einem ersten Schritt wird ein digitales Abbild der vorliegenden Daten erzeugt (Scan, z.B. als PDF). Im zweiten Schritt wird geeignete Software (OCR, ICR etc.) eingesetzt um die digitalen Bildinformationen in verwertbare Informationen (Buchstaben, Texte, Zahlen) zu konvertieren.
Was bedeutet OCR?
OCR steht für „Optical Character Recognition“ (Optische Zeichenerkennung). Dabei handelt es sich um eine Technologie, mit der gedruckte oder teilweise auch handschriftliche Inhalte aus gescannten Dokumenten automatisch erkannt und in digitale, weiterverarbeitbare Daten umgewandelt werden.
Im Kontext der Fragebogendigitalisierung bedeutet das konkret:
Scannen und Auslesen von Fragebögen
Formulare scannen und auswerten
Fragebogen scannen und auswerten
Automatisierte Übertragung der Inhalte in Datenbanken oder Tabellen (z. B. scan ocr to excel)
Eine moderne Scan-to-Excel Lösung ermöglicht es, strukturierte Daten direkt aus Papierformularen in Excel-Dateien zu übertragen. Als professioneller Scan-to-Excel Anbieter, Scan-to-Excel Dienstleister oder Scan-to-Excel Service unterstützen wir Unternehmen bei der effizienten Umwandlung analoger Datenbestände in digitale Auswertungsformate.
Besonders in der Marktforschung und bei Befragungen spielt OCR eine zentrale Rolle:
OCR FragebogendigitalisierungOCR FormulardigitaliserungDigitalisierung von Fragebögen OCRDigitalisierung von Papierfragebögen OCRDigitalisierung von Paper-Pencil-Befragung OCRFragebögen OCR
Durch das Scannen und Digitalisieren von Fragebögen können große Datenmengen schnell verfügbar gemacht und statistisch ausgewertet werden. Das ist insbesondere für die Digitalisierung Marktforschung digital ein entscheidender Effizienzfaktor.
Wo stößt OCR an Grenzen?
So leistungsfähig OCR-Technologie ist – sie hat technische und qualitative Grenzen.
Typische Herausforderungen:
Handschriftliche Antworten Bei stark variierender Handschrift ist die automatische Erkennung fehleranfällig. Besonders bei offenen Textfeldern kann die Qualität der Daten leiden. Zwar lassen sich handschriftliche Fragebögen digitalisieren OCR, doch die Erkennungsquote ist stark von Lesbarkeit und Struktur abhängig.
Schlecht gescannte Vorlagen Schiefe, verschmutzte oder kontrastarme Scans erschweren das zuverlässige Scannen und Auslesen von Fragebögen.
Komplexe oder uneinheitliche Layouts Unterschiedliche Fragebogenversionen, manuelle Ergänzungen oder nicht standardisierte Antwortfelder erschweren die automatisierte Verarbeitung von Papierfragebögen.
Große Mengen mit heterogenen Inhalten Bei der digitalen Erfassung großer Fragebogenmengen kann es trotz OCR zu Qualitätsschwankungen kommen – insbesondere bei offenen Antworten.
In solchen Fällen ist eine rein automatische Verarbeitung nicht immer ausreichend, wenn höchste Datenqualität erforderlich ist.
Gründe für hybride Datenerfassung (manuell + OCR)
Eine hybride Datenerfassung (manuell + OCR) kombiniert die Geschwindigkeit der automatisierten Erkennung mit der Präzision manueller Qualitätskontrolle oder Nacherfassung.
Warum hybride Lösungen sinnvoll sind:
Kombination aus Feedbackbögen digital erfassen automatisch und gezielter manueller Prüfung
Absicherung kritischer Felder mit hohem Analysewert
Korrektur unklarer Handschriften
Qualitätssicherung bei offenen Antworten
Manuelle vs. automatisierte Datenerfassung
Die automatisierte Datenerfassung ist – wie die meisten automatisierten Prozesse – wesentlich schneller als eine manuell durchgeführte Datenerfassung. Leistungsfähig ist eine automatisierte Datenerfassung zudem bei geschlossenen Fragen, bei denen eine leichte Identifizierbarkeit der angegebenen Antworten gegeben ist.
Eine manuelle Datenerfassung benötigt deutlich weniger Aufwand in der Vorbereitung, da keine Erkennungsmuster programmiert bzw. konfiguriert werden müssen. Insbesondere bei umfangreichen Fragebögen kann diese Vorbereitung sehr aufwendig sein und dadurch hohe Kosten verursachen. Die Vorbereitung einer manuellen Datenerfassung fällt deutlich weniger aufwändig aus. Zudem sind Menschen immer noch besser in der Erkennung und Entschlüsselung von handschriftlichen Antworten (Freitextantworten, Kommentare etc.).
Unsere Faustregel: Je weniger Dokumente (< 10.000), je mehr Seiten je Dokument (> 2) und je mehr offene Fragen (> 2), desto vorteilhafter ist die manuelle Dateneingabe.
Questions and Answers Datendigitalsierung
Wie funktioniert die manuelle Datenerfassung in Excel?
Für eine effiziente Datenerfassung in Excel sollte zunächst ein Codeplan vorgegeben werden, der für die unterschiedlichen Antwortmöglichkeiten der einzelnen Fragen einen eindeutigen Wert und eindeutige Eingabevergaben macht.
In einem zweiten Schritt sollte eine Eingabemaske in Excel vorbereitet werden. Zumeist werden die einzelnen Fragen in den Spalten der Excel-Tabelle abgebildet. Die Zeilen stellen so die Eingabefelder für die einzelnen Datensätze (einzelne Fragebögen) dar.
Auf diese Weise lassen sich die Antworten der Fragen der Reihe nach (z.B. durch Verwendung der Tab-Taste) eingeben.
Excel Dateneingaben ermöglichen zudem die relativ einfache Integration von Plausibilitäts- und Korrektheitsprüfungen über entsprechende Formatierungen und Eingabebeschränkungen.
Wie funktioniert die manuelle Datenerfassung in SPSS?
Im Rahmen der Codeplanerstellung müssen bei der manuellen Datenerfassung in SPSS zusätzlich konkret die Skalen und Variablen bzw. Variablentypen definiert werden. Entsprechend dieser Definition müssen die Variablen dann in SPSS angelegt, benannt und beschriftet werden.
Hier sollten ergänzende Charakteristiken der Variablen, wie z.B. Spaltenbreite, Dezimalstellen, Ausprägungsvorgaben versehen werden, sodass eine erste Qualitätssicherungsstufe direkt in die manuelle Datenerfassung integriert wird.
Was kosten Fragebogendigitalisierungen?
Die Kosten der Digitalisierung von Fragebögen hängen von einigen relevanten Faktoren ab:
Anzahl der für die Digitalisierung vorgesehenen Fragebögen
Umfang des Fragebogens
Anzahl geschlossener Fragen und Art der eingesetzten Skalen
Anzahl offener Fragen und durchschnittlicher Umfang der Freitextantworten
Gewünschte Geschwindigkeit der Datendigitalisierung
Ggf. Anzahl der Sprachvarianten des zu digitalisierenden Fragebogens
Wenn Sie diese Informationen zu der von Ihnen geplanten Digitalisierung von Fragebögen grob liefern können, erstellen wir Ihnen gerne zeitnah ein
